Excelが得意な方へ。次はぜひピボット、Access、VBA(Excel、Access)をおすすめしたい。

Excelが得意な方へ。ピボット、VBA、Accessはどうですか。得意ですか?「そんなの余裕」という方はスルーしてください。
「気にはなっているけどなかなか・・」という方へ、何か参考になるかもしれません。
ぜひマスターして欲しい3つのスキルについて書きます。


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ピボットテーブル

ピボットは超強力な集計ツール

同じことをExcel関数だけでやろうと思ったら大変な労力がかかります。それがキュキュッと項目をドラッグするだけで、一瞬で集計表が出来上がります。初めて使った時は感動ものでした。

ピボットには様々な機能が盛り込まれていますが、凝ったことをする必要はありません。件数、平均値、標準偏差、比率、最大、最小、これだけでも十分便利です。極端な話、関数が分からなくても集計ができます。関数は覚えて欲しいですが・・。

後輩でExcelが得意な人には必ず教えています。

データの全体像を一瞬でつかむのに役立つ

データベース(データの集まり)がどういうものか把握するのに役立ちます。数百件、数千件あるデータはパッと見ても概要が分かりません。

まず、重要そうだと思う項目(フィールド)を縦軸に持ってきて、何が何件あるか個数集計をします。

項目が2つなら横軸にもう一つのデータを持ってきてクロス集計にします。3つ以上だと、縦軸に3項目持ってきて入れ子にして件数を見ます。

例えば データを整える時

同じものなのに違う入力の仕方をしている(例えば半角全角、呼び名が違うなど)。こんなデータを整えるのにも使えます。まずはピボットで入力データを把握します。おかしい方のデータを探してきて、置換して合わせていきます。

文章で表現するのは難しいですね。(またできれば別の記事でご紹介しましょうか。データの整え方など・・。こういう記事を読みたい方がいらっしゃるのかは不明ですが・・。)

覚えておいて損はない

とにかく、とっつきにくいかもしれませんが、ピボットは非常に便利です。ぜひトライしてみてください。私の仕事もピボットのおかげでどれだけ効率がアップできているか。アイデア次第で使い道は広がります

Excel VBA

ピボットは視覚的にも分かりやすくて、出来る方が多いかもしれません。でもExcel VBAとなると少し抵抗のある方もいらっしゃるでしょう。

以前私もそうでした。Excelを数年仕事で使うと、周りの人に教えられるようになったりします。私も結構自信はありました。

しかしある日、職場の先輩に「VBAを知らないとExcelの機能の半分も使えていない。もったいないぞ。」と言われ、ハッとしました。え?そうなの?私結構極めていると思っていたのに。

その言葉をきっかけに始めました。最初はマクロの自動記録でExcelが書いたコードを見ながら、要らない部分を削りつつ理解していきました。

マスターしてよく分かりました。先輩は正しかったです。VBAを使うと繰り返しやっている作業を自動化することが出来ます。条件に応じて作業をしわけることも出来ます。壁はありますが、乗り越えられない壁ではないです。本格的なソフト開発は難しいですが、これなら出来ます。Excelが得意な人なら大丈夫です。出来れば本当に楽しいですよ。

一番分かりやすかったのは大村あつしさんの本です。

大村さんは関連本を30冊以上も出されているそうです。

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▼こちらが新しい本です。おすすめ。

初めてVBAを触る人を対象に基礎の基礎から丁寧に書かれています。概念が分かるようになります。

VBAエキスパートの資格もとりました

勉強の指針とスキルの証明にもなるかと思い、VBAエキスパートの資格も取りました。下からベーシック、スタンダードと2段階です。Excel、Accessともにスタンダードを取りました。

Excel VBA、Access VBA両方が含まれる上級ランクのスタンダードクラウンは取っていません。いつかチャレンジしてもいいかなと思います。

VBAエキスパートとは|VBAエキスパート公式サイト

勉強するには対策本が手っ取り早いです。

上のような参考書で勉強した後、体系立てて対策本で確認するのがおすすめです。

Access・Access VBA

Accessは基本の一山超えるととても面白いのですが、Excelしか使っていない人にとってはとてつもなく難しそうに思えます。私がそうでした。

Accessは、テーブル、クエリ、レポート、VBAと立体的な構造なのでそこが最初戸惑うところです。

テーブル・・データ(実体)

クエリ・・・データをフィルタリングするための型枠のようなもの。実態はない。

レポート・・データを印刷するための型枠。帳票などのデザイン。

フォーム・・入力画面

Accessはリレーショナルデータベース

リレーショナルデータベース、つまりデータとデータの関係を操ることをメインにしたソフトです。さらにデータとレポート(帳票)、データと入力フォーム(入力画面)の関係も管理できます。

関係を管理することを重視しているので、その部分は見慣れるとエクセルよりも見やすいです。一つのテーブル(データ)を様々な形に利用するので、無駄もありません。

ソフトらしきものを作れる

難しいプログラミングを学ばなくてもソフトらしきものが作れます。私はシステム管理者ですが、専門家に頼まなくても、ある程度は自分で作ります。すべて独学ですので、邪道なコードを書いているかと思いますが・・。現場の実用には耐えています。

給料が上がった

当時Accessが使えた方がお給料が良かったというのも始めた理由の一つです。(1~2割、高かった)

仕事の幅が広がる

Excel2010は1048576 行× 16384 列ありますが、そこまでは使わないです。使ってもせいぜい1万レコードあたりまでです。(以前は関数など使うと2千レコードぐらいまでで重くなりました)

Accessだと数百万件でも扱えます。システムも色々なものがありますが、たいていAccessにデータを持ってこれますので、そこから必要なものを抽出したり集計、統計をとったりできると結構重宝がられます。

また、データの分析、集計だけでなく、データの入力、印刷用のツールをパソコンが苦手な方のために作るという仕事もあります。

ExcelとAccess間をシームレスに

ExcelとAccess間で自由にデータをやりとりできるようになると強いですよ。ちょっとここはAccessがいいなとか。Accessのデータを部分的に書き換えたいから一瞬だけExcelにコピーしてまた戻すとか、シームレスに使っています。こういう風に使えるとさらに便利です。

Access VBAおすすめの参考書

Access VBAも色々な本で勉強しました。一所懸命に勉強していた約10年前、Accessの仕事を任されたものの周りには出来る人はいません。毎日仕事帰りにはジュンク堂通いです。段ボール数箱分は買ったと思います。引っ越しや人にあげたりして残り少なくはなりました。

入門書でとても役立ったのが緒方典子さんの本です。

全部何度も読みました。

▼このシリーズです。

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ただ、この本Access2003対応です。2007以降メニューバーが大幅に変わりました。2013対応として出されたのがこちらの本です。

本に出てくるサンプルコードが含まれたAccessファイルが入ったCDが付いていて、分かりやすいです。

他の本もバージョンは古いですが、大変参考になります。

このシリーズはすべておすすめです。

長くなりました。もっとありますが、また後日書きます。

どなたかのご参考になれば嬉しいです。

ではまたお会いしましょう。

なごみ
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